Het legaliseren van een beëdigde vertaling

 

Ik ga officiële documenten gebruiken in het buitenland

Stel dat u gaat trouwen in het buitenland of u gaat zich daar vestigen. Dan breken spannende tijden aan! Uw officiële documenten moeten eerst internationaal geaccepteerd worden. Dat betekent dat ze gelegaliseerd dienen te worden om rechtsgeldig gebruikt te kunnen worden.

Klik voor Prijsopgave

Wie mag officiële documenten legaliseren?

Het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken legaliseert Nederlandse documenten voor gebruik in het buitenland. De aanvrager moet zelf alle voorafgaande legalisaties geregeld hebben. Zo moet een vertaling, opgesteld door een beëdigd vertaler, gelegaliseerd zijn door de arrondissementsrechtbank, vervolgens door het ministerie van Justitie en ten slotte door het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Nadat het ministerie van Buitenlandse Zaken uw document heeft gelegaliseerd, kunt u voor legalisatie terecht bij de ambassade of het consulaat van het land waar u het document gaat gebruiken. Deze buitenlandse vertegenwoordigingen zijn meestal gevestigd in Den Haag, Amsterdam, Rotterdam of Brussel. 

Welke documenten kun je direct laten legaliseren ?

Sommige Nederlandse documenten kunnen direct door de afdeling Legalisaties van het ministerie van Buitenlandse Zaken worden gelegaliseerd. Bijvoorbeeld documenten die verstrekt worden door Nederlandse gemeenten, zoals akten van de burgerlijke stand.

Klik voor Prijsopgave

Wie mag documenten legaliseren?

 

• Controleer of het land waar u het document voor nodig heeft, is aangesloten bij een legalisatieverdrag. Zo ja, dan is legalisatie door het ministerie van Buitenlandse Zaken misschien niet noodzakelijk. Zie hiervoor ook het overzicht legalisatieverdragen.
• Dien een in Nederland afgegeven origineel en ondertekend (bron)document in.
• Zorg voor een document dat recent is afgegeven (niet langer dan één jaar geleden). Als het gaat om de legalisatie van een kopie van een Nederlands document ('gezien voor eensluidend fotokopie') moet het originele document bijgevoegd zijn.
• Voorzie, indien nodig, het document van benodigde legalisaties door andere Nederlandse instanties (de 'legalisatieketen'). Als het gaat om de legalisatie van een vertaling van een Nederlands brondocument, lever dan het originele Nederlandse document eveneens aan. Let wel op de legalisatieketen voor een vertaling.
• Een brondocument dat in Nederland is opgesteld in een vreemde taal (behalve Frans, Duits of Engels) moet voorzien zijn van een Nederlandse vertaling, afkomstig van een beëdigde vertaler.

 

 

Klik voor Prijsopgave

 

 

Daaropvolgend moeten de buitenlandse autoriteiten de Nederlandse documenten ook nog kunnen begrijpen. Dat is het moment dat u het AVB inzet. Een beëdigde vertaling is een vertaling voorzien van een verklaring, een handtekening en een ambtsstempel van een beëdigd vertaler. Een beëdigd vertaler is een vertaler die door de rechtbank is beëdigd en de bevoegdheid heeft een gewaarmerkte of beëdigde vertaling af te geven.

Het AVB levert beëdigde vertalingen van officiële documenten die nodig zijn in het buitenland. Denkt u aan uittreksels van de gemeentelijk basisadministratie (GBA), uw diploma's, trouwakte, Verklaring van Echtscheiding, Verklaring van Erfrecht, de schoolrapporten van de kinderen (die moeten immers daar ook naar school), of uw rijbewijs, geboorteakte, oude arbeidsovereenkomsten, andere uittreksels, rechterlijke uitspraken of contracten. Natuurlijk kunnen wij ook uw curriculum vitae (CV) vertalen, maar dat hoeft niet beëdigd te gebeuren: u stelt deze zelf op en u bent geen officiële instantie, de stempel is hier overbodig.

Het legaliseren van een beëdigde vertaling

Een beëdigde vertaling dient meestal een officieel doel. De autoriteiten moeten de vertaling wel als échte, officiële vertaling erkennen. Dat de beëdigd vertaler in Nederland is ingezworen (beëdigd) bij een rechtbank en daarvoor een aantal stevige examens heeft moeten afleggen, kan men in het buitenland aan de hand van de stempel, de verklaring en de handtekening wel vermoeden, maar zeker weten doet men het niet.

Procedure legaliseren beëdigde vertalingen (voor “waar” verklaren)

 

• De rechtbank waar de vertaler staat ingeschreven, legaliseert de handtekening van de vertaler met een stempel en een handtekening.
• Het ministerie van Justitie legaliseert de stempel en de handtekening van “haar” rechtbank.
• Het ministerie van Buitenlandse Zaken legaliseert de stempel en handtekening van het ministerie van Justitie.
• De ambassade of het consulaat van het land van bestemming legaliseert de stempel en de handtekening van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

 

Aan de hand van de verklaring (legalisering) van hun eigen ambassade weten de instanties waar u uw beëdigde vertaling aandraagt, dat het allemaal klopt en dat er naar waarheid vertaald is door een echte, beëdigde professional.

Nederlandse documenten voor gebruik in het buitenland

Een beëdigde vertaling dient meestal een officieel doel. De autoriteiten moeten de vertaling wel als échte, officiële vertaling erkennen. Dat de beëdigd vertaler in Nederland is ingezworen (beëdigd) bij een rechtbank en daarvoor een aantal stevige examens heeft moeten afleggen, kan men in het buitenland aan de hand van de stempel, de verklaring en de handtekening wel vermoeden, maar zeker weten doet men het niet.

Landen waarbij apostille (verkorte legalisatie) van beëdigde vertalingen mogelijk is

Albanië
Andorra
Antigua en Barbuda
Argentinië
Armenië
Australië
Azerbeidzjan
Bahama's
Barbados
Belarus
België
Belize
Bosnië-Herzegovina
Botswana
Brunei
Bulgarije
China
Colombia
Cook-eilanden
Cyprus
Denemarken
Dominica
Dominicaanse Republiek, de
Duitsland
Ecuador
El Salvador
Estland
Fiji-eilanden
Finland
Frankrijk
Georgië
Grenada
Griekenland
Honduras
Hongarije
Ierland
IJsland
India
Israël
Italië
Japan
Joegoslavië (< 25-06-1991)
Kaapverdië
Kazachstan
Kroatië
Lesotho
Letland
Liberia
Liechtenstein
Litouwen
Luxemburg
Macedonië, Voormalige Joegoslavische Republiek
Malawi
Malta
Marshalleilanden, de
Mauritius
Mexico
Moldavië
Monaco
Mongolië
Montenegro
Namibië
Nederlanden, het Koninkrijk der
Nieuw-Zeeland
Niue
Noorwegen
Oekraïne
Oostenrijk
Panama
Polen
Portugal
Roemenië
Russische Federatie
Samoa
San Marino
Sao Tomé en Principe
Servië
Seychellen, de
Sint Kitts en Nevis
Sint Lucia
Sint Vincent en de Grenadines
Slovenië
Slowakije
Spanje
Suriname
Swaziland
Tonga
Trinidad en Tobago
Tsjechië
Turkije
Vanuatu
Venezuela
Verenigd Koninkrijk, het
Verenigde Staten van Amerika, de
Zuid-Afrika
Zuid-Korea
Zweden
Zwitserland

 

Niettemin blijft er nog een veelheid aan documenten over, waarvoor zeer uiteenlopende procedures gelden. Het ministerie van Buitenlandse Zaken kan informatie verstrekken over de legalisatieketen die gevolgd moet worden voordat u een Nederlands document in het buitenland kunt gebruiken.